Facturile electronice

Dispoziţii generale
Factura în formă electronică
Condiţiile pentru a se emite facturi în formă electronică
Omologarea sistemelor informatice
Anularea facturilor

Dispoziţii generale

Legea nr. 260/2007 stabileste regimul juridic al documentelor în formă electronică ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri sau servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică.

Prin emiterea facturilor în formă electronică se înţelege operaţiunea de întocmire, semnare electronică şi marcare temporală a facturilor în formă electronică utilizând un sistem informatic omologat.

[sus]

Factura în formă electronică

Persoana fizică sau juridică ce emite facturi poate să opteze pentru emiterea facturilor în formă electronică, cu condiţia garantării autenticitatii, originii şi integrităţii conţinutului, conform condiţiilor prevăzute de prezenta lege.

Factura în formă electronică respectă formatul şi conţinutul stabilite de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii. Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului facturii în formă electronică va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor.

[sus]

Condiţiile pentru a se emite facturi în formă electronică

Emitentul facturii în formă electronică trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

  1. să utilizeze un sistem informatic omologat;
  2. să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;
  3. să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;
  4. să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă;
  5. să utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi în formă electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
  6. să menţină evidenta facturilor electronice emise într-un registru electronic de evidenţă a facturilor în formă electronică şi să menţioneze existenţa unui exemplar pe suport de hartie, daca este cazul.

[sus]

Omologarea sistemelor informatice

Potrivit Ordinului nr. 488/2009, emitentul facturii în formă electronică are obligaţia să folosească un sistem informatic omologat de Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (MCSI).

Emitentul facturii în formă electronică ce solicită omologarea sistemului informatic are obligaţia să transmită MCSI următoarele documente:

  • cererea de omologare;
  • raport de audit – auditul va fi realizat de către un auditor independent faţă de emitentul facturii în formă electronică şi faţă de producătorul sistemului informatic a cărui omologare se solicită. Raportul de audit poate fi realizat de o persoană fizică sau juridică, certificată ca auditor de sisteme informatice;
  • descrierea funcţională a sistemului informatic;
  • planul de securitate a sistemului informatic;
  • certificări privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea există;
  • declaraţia pe propria răspundere a auditorului, prin care este exprimată independenţa sa faţă de emitentul facturii în formă electronică şi producătorul sistemului informatic auditat;
  • dacă este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizării procesului de conversie, în situaţia în care emitentul de drept al facturii în formă electronică are un contract valabil încheiat în baza căruia beneficiază de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hârtie în facturi în formă electronică;
  • dovada achitării tarifului de omologare – 9.000 de lei.

[sus]

Anularea facturilor

Pentru anularea unei facturi în format electronic emitentul şi beneficiarul acesteia trebuie să încheie un act juridic prin care se specifică anularea de comun acord şi care conţine:

  1. seria şi numărul fiecărei facturi anulate;
  2. data emiterii fiecărei facturi anulate;
  3. data transmiterii fiecărei facturi anulate;
  4. data anulării;
  5. semnătura olografă a părţilor şi stampila, unde este cazul.

Actul juridic se întocmeşte în 3 exemplare, din care un exemplar rămâne emitentului, unul beneficiarului, iar al treilea este păstrat de către persoana abilitată să opereze anularea facturii electronice.

Emitentul este obligat să notifice Ministerului Finantelor anularea facturii în formă electronică, menţionând datele de identificare a fiecărei facturi anulate şi data la care a fost întocmit documentul prin care s-a convenit anularea.

[sus]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *